اولویت پیگیری درخواست‌های الکترونیکی مهاجران کانادا

از آنجایی که فعالیت‌های اداره مهاجرت، پناهندگی و تابعیت کانادا بیشتر به صورت الکترونیکی و بدون کاغذ انجام می‌شود، معتبر بودن مکاتبات ایمیلی بین مسئولان و متقاضیان به نگرانی بزرگی تبدیل شده است.
اتاوا دستورالعمل جدید را در اختیار کارکنان خود قرار داد است که درباره ارتباطات ایمیلی با متقاضیان مهاجرت به کشور کاناداست. برخی از متقاضیان بعلت اینکه ایمیلی دریافت نمی کنند، با مشکلات زیادی روبرو می‌شوند و معلوم می‌شود آنها هیچ ایمیلی از سوی اداره مهاجرت کانادا دریافت نکرده بودند. این دستورالعمل برای جلوگیری از به وجود آمدن همین مشکلات می باشد. 
جزئیات دستورالعمل :
در این دستورالعمل پنج‌صفحه‌ای آمده است: «مکاتبات ایمیلی با متقاضیان اقدامی کارآمد، مقرون به صرفه و همیشه در دسترس است. این روش به دلیل ۲۴ ساعت شبانه‌روز و هفت روز هفته بودنش به مرور تبدیل به روش انتخابی متقاضیان برای برقراری ارتباط با اداره مهاجرت می‌شود. حتی با وجود اینکه که وزارت مهاجرت کانادا ثابت کرد مکاتبات ایمیلی به بیشتر آدرس‌های ایمیل معتبری که متقاضیان اعلام کرده بودند ارسال شده است، کماکان انتخاب آنها ارتباط از طریق ایمیل بود.»
یکی از موکلان هندی کارن اندرسون، وکیل مهاجرت اهل تورنتو، سال گذشته به دلیل دریافت نکردن ایمیل مبلغ ۳۰۰۰ دلار غرامت دریافت نمود . وی گفت: «راهنمای جدید، تدابیر امنیتی و دستورالعمل‌‌های دقیق‌تری برای ثبت مدارک به مسئولان ارائه می‌دهد. اما حرف و عمل دو چیز کاملا مجزاست. همه چیز بستگی به خود کاربران و نحوه عملکرد آنها دارد».
بر طبق این بخشنامه: «اگر گزارش ارسال پیامی ناموفق بود، مسئولان باید پیگیری کنند که آیا آدرس ایمیل عوض شده و یا در سیستم مدیریت کلی پرونده‌ها تغییرکرده است. سپس باید پیام را به آدرس جدیدی که متقاضی اعلام کرده است ارسال کنند. اگر پیام اول به جدیدترین آدرس ایمیل ارسال شده اما باز هم ناموفق بوده است، باید از روش دیگری برای برقراری ارتباط استفاده کرد. مثلا باید از ارسال نامه کتبی استفاده کرد.»
اندرسون گفت: «بررسی مجدد ایمیل‌های ارسال نشده بسیار مهم است. در مورد این مشتری ، هیچ پاسخی از مسئولان دریافت نشد و درخواست موکل بنده رد شد. این مشخص می‌کند که وظیفه مسئولان چیست».
به مسئولان هشدار داده شده است که دیگر نمی‌توانند از روش قبلی سازمانی بر مبنای «گزارش ارسال پیام» استفاده نمایند . با اینکه این وظیفه متقاضی است که به درخواست‌های مسئول پاسخ دهد ، اما بخشنامه جدید تاکید دارد که مسئولان باید پیگیر شوند و در صورت لزوم تقاضانامه را مجددا بررسی نمایند.
اگر مسئول به این نتیجه برسد که اشتباه از سازمان بوده و ایمیلی که حاوی سوالات بیشتری در خصوص متقاضی است، به دستش نرسیده است، باید به او شانس مجدد دهد.